Individuelle Begrüßung einrichten

Individuelle Begrüßung einrichten

Die Begrüßung ist das Erste, was Ihre Anrufer hören, wenn BureauFlow den Anruf entgegennimmt. Eine gute Begrüßung schafft sofort Vertrauen und klingt professionell. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie die Begrüßung im Dashboard anpassen und worauf Sie dabei achten sollten.

Wo finde ich die Begrüßungseinstellung?

1. Melden Sie sich im BureauFlow Dashboard an
2. Klicken Sie in der linken Navigation auf Einstellungen
3. Wählen Sie den Reiter Assistent
4. Unter Begrüßungstext finden Sie das Textfeld für Ihre individuelle Begrüßung

Best Practices für die perfekte Begrüßung

Firmennamen nennen

Der Anrufer muss sofort wissen, dass er richtig ist. Beginnen Sie immer mit Ihrem Firmennamen.

Gut: "Willkommen bei Müller Heizungsbau. Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten."

Schlecht: "Hallo, wie kann ich Ihnen helfen?"

Unter 15 Sekunden bleiben

Eine zu lange Begrüßung wirkt unprofessionell und nervt den Anrufer. Fassen Sie sich kurz — der Anrufer will sein Anliegen loswerden, nicht eine Ansage anhören.

Richtwert: 2-3 kurze Sätze, maximal 15 Sekunden Sprechzeit.

Erwartungen setzen

Sagen Sie dem Anrufer, was als Nächstes passiert. So weiß er, dass er mit einer KI spricht und sein Anliegen trotzdem aufgenommen wird.

Beispiel: "Ich nehme Ihr Anliegen auf und Herr Müller meldet sich schnellstmöglich bei Ihnen zurück."

Freundlich, aber sachlich

BureauFlow spricht für Ihren Betrieb. Die Begrüßung sollte freundlich klingen, aber nicht übertrieben locker. Ihre Kunden erwarten Kompetenz.

Beispiele für verschiedene Gewerke

Heizungsbauer / SHK

"Willkommen bei Schmidt Heizung und Sanitär. Unser Team ist gerade im Einsatz. Ich nehme Ihr Anliegen auf und wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen zurück. Wie kann ich Ihnen helfen?"

Elektriker

"Guten Tag, Sie haben Elektro Weber erreicht. Herr Weber ist gerade auf einer Baustelle. Ich bin der digitale Assistent und nehme Ihr Anliegen entgegen. Was kann ich für Sie tun?"

Maler / Lackierer

"Willkommen bei Malerbetrieb Hoffmann. Wir sind gerade im Einsatz und können Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen. Ich nehme gerne Ihre Nachricht auf. Worum geht es?"

Dachdecker

"Guten Tag bei Dachdeckerei Fischer. Herr Fischer ist gerade auf dem Dach und kann nicht ans Telefon. Ich bin der digitale Assistent und helfe Ihnen weiter. Was liegt an?"

Tischler / Schreiner

"Willkommen bei Tischlerei Braun. Wir sind gerade in der Werkstatt und können nicht ans Telefon. Ich nehme Ihr Anliegen auf und Herr Braun ruft Sie zurück. Wie kann ich helfen?"

Schlüsseldienst / Notdienst

"Willkommen beim Schlüsseldienst König. Wenn Sie sich ausgesperrt haben oder einen Notfall haben, bin ich sofort für Sie da. Schildern Sie mir bitte kurz Ihr Anliegen."

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Keinen Firmennamen nennen

Ohne Firmennamen klingt es so, als hätte der Anrufer eine falsche Nummer erreicht. Der Name muss im ersten Satz stehen.

Fehler 2: Zu viele Informationen

Öffnungszeiten, Preislisten, Webseite — all das gehört nicht in die Begrüßung. Halten Sie es kurz. Der Assistent kann im Gespräch auf Details eingehen.

Fehler 3: "Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Ton"

BureauFlow ist kein Anrufbeantworter. Formulierungen wie "nach dem Ton" verwirren den Anrufer, weil er eine echte Konversation erwartet.

Fehler 4: Englische Begrüßung

Ihre Kunden rufen in der Regel auf Deutsch an. Eine englische Begrüßung wirkt deplatziert und unprofessionell — es sei denn, Ihre Zielgruppe ist international.

Begrüßung testen

Nachdem Sie Ihren Text angepasst haben:

1. Klicken Sie auf Speichern
2. Rufen Sie Ihre eigene Nummer an (bei aktiver Rufweiterleitung) oder nutzen Sie die Testanruf-Funktion im Dashboard
3. Hören Sie sich an, wie die Begrüßung klingt
4. Passen Sie bei Bedarf an — kürzere Sätze klingen natürlicher

Begrüßung jederzeit ändern

Sie können den Begrüßungstext jederzeit im Dashboard anpassen. Änderungen werden sofort wirksam — beim nächsten Anruf hört der Kunde bereits die neue Begrüßung.

Noch Fragen?

Schauen Sie sich auch unsere Anleitungen zur Rufweiterleitung bei Telekom, Vodafone und O2 an, oder melden Sie sich unter Einstellungen > Support im Dashboard.