Datenschutzerklärung

Stand: April 2026

1. Verantwortlicher

Bureao Flow GmbH
Trimmelter Weg 1 a
54295 Trier
Deutschland

Handelsregister: HRB 47025, Amtsgericht Trier
Geschäftsführer: Tomas Marty
E-Mail: datenschutz@bureauflow.de
Web: https://bureauflow.de

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 DSGVO (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung), insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. für Analytics-Cookies, Gesprächsaufzeichnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Kontoregistrierung, KI-Telefonassistent)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Gesetzliche Verpflichtung (Buchhaltung, Aufbewahrungsfristen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen (Betrugsabwehr, IT-Sicherheit)

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Registrierung & Konto

Bei der Registrierung erheben wir: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Unternehmensname. Diese Daten sind für die Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

3.2 Telefonie & KI-Assistent

Wenn Sie BureauFlow als KI-Telefonassistenten nutzen, werden eingehende Anrufe mit Zustimmung aller Gesprächsteilnehmer aufgezeichnet (§ 201 StGB). Dabei verarbeiten wir: Rufnummer des Anrufers, Gesprächsdauer, Gesprächsaufzeichnung, automatische Transkription, KI-generierte Zusammenfassung und Stimmungsanalyse. Die Aufzeichnung erfolgt nur bei erteilter Einwilligung. Aufzeichnungen werden nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

3.3 Kontakte & Terminbuchung

Kontaktdaten (Name, Telefon, E-Mail, Firma) werden auf Ihren Wunsch hin gespeichert, um Rückrufe und Terminbuchungen zu verwalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Ihre Einwilligung.

3.4 Zahlungsdaten

Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe, Inc. (USA). Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten. Stripe verarbeitet Daten gemäß seiner Datenschutzrichtlinie. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

3.5 Serverprotokolle

Beim Aufruf unserer Website speichert der Server automatisch technische Daten (IP-Adresse, Browser, Seitenaufruf, Zeitstempel). Diese Daten werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht und dienen ausschließlich der Sicherheit und Fehlerdiagnose (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies & Tracking

4.1 Notwendige Cookies

Für den Betrieb unserer Website notwendige Cookies (Session-Token, CSRF-Schutz, Cookie-Consent-Einstellung) werden gesetzt, ohne dass eine Einwilligung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b & f DSGVO). Diese Cookies werden nach dem Ende Ihrer Sitzung oder nach maximal 1 Jahr gelöscht.

4.2 Analytics-Cookies (nur mit Einwilligung)

Nur wenn Sie über unser Cookie-Banner einwilligen, setzen wir folgende Analyse-Dienste ein:

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) — Messung von Webseitenaufrufen und Nutzerverhalten. Datenübermittlung in die USA auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln. Google-Datenschutzrichtlinie.
• Google Tag Manager (Google Ireland Limited) — Tag-Verwaltung. GTM selbst speichert keine personenbezogenen Daten; die über GTM geladenen Tags unterliegen den jeweiligen Datenschutzrichtlinien.
• Microsoft Clarity (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA) — Heatmaps & Session-Aufzeichnungen. Datenübermittlung in die USA auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln. Microsoft-Datenschutzerklärung.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" (unten links auf jeder Seite) widerrufen. Bei Widerruf werden keine neuen Tracking-Daten erhoben; bereits erhobene anonymisierte Daten können jedoch nicht rückwirkend gelöscht werden.

4.3 Do Not Track

Wir respektieren das „Do Not Track"-Signal Ihres Browsers. Wenn DNT aktiviert ist, werden Analyse-Cookies nicht gesetzt, auch wenn Sie zuvor zugestimmt haben.

5. Eingesetzte Drittanbieter

6. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Unrichtige Daten können Sie jederzeit korrigieren lassen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Sie können die Löschung Ihrer Daten beantragen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nutzen Sie hierfür den Datenexport-Bereich in Ihrem Dashboard.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Sie können die Verarbeitung unter bestimmten Bedingungen einschränken lassen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format (JSON/CSV) exportieren. Nutzen Sie den Datenexport-Bereich.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung — Erteilte Einwilligungen (z. B. für Analytics-Cookies) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@bureauflow.de

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren:
Landesbeauftragter für den Datenschutz Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
www.datenschutz.rlp.de

7. Speicherdauer

• Kontodaten — bis zur Löschung des Kontos oder Ablauf von 3 Jahren Inaktivität
• Anrufaufzeichnungen & Transkripte — gemäß Ihrer Konfiguration (Standard: 90 Tage, max. 7 Jahre für buchhaltungsrelevante Daten nach § 257 HGB)
• Rechnungsdaten — 10 Jahre gemäß § 147 AO
• Serverprotokolle — 7 Tage
• Analytics-Daten — gemäß Einstellungen des jeweiligen Anbieters (GA4: 14 Monate)

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• Verschlüsselte Übertragung via TLS/HTTPS
• Verschlüsselte Passwort-Speicherung (bcrypt)
• Zugriffskontrolle und rollenbasierte Berechtigungen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Datenbankzugriff nur über verschlüsselte Verbindungen

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Dienste oder gesetzlicher Anforderungen anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets unter bureauflow.de/datenschutz.