Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung des KI-Telefonassistenten BureauFlow, betrieben von der Bureao Flow GmbH, Trimmelter Weg 1 a, 54295 Trier.

1. Geltungsbereich

1.1. Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen der Bureao Flow GmbH (nachfolgend Anbieter) und ihren Kunden (nachfolgend Kunde) über die Nutzung des KI-Telefonassistenten BureauFlow.

1.2. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.

1.3. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ausdrücklich schriftlich zu.

2. Leistungsbeschreibung

2.1. BureauFlow stellt einen KI-gestützten Telefonassistenten als Software-as-a-Service (SaaS) bereit. Der Service umfasst je nach gewähltem Tarif:

Starter (59 €/Monat netto):

• KI-Telefonassistent, 24/7 erreichbar
• Bis zu 50 Anrufe pro Monat
• E-Mail-Zusammenfassungen nach jedem Anruf
• Automatische Terminbuchung
• Basis-CRM (100 Kontakte)
• Einfache Statistiken

Pro (129 €/Monat netto):

• Alle Starter-Leistungen
• Bis zu 200 Anrufe pro Monat
• Individuelle Begrüßung mit Firmenname
• Kalender-Integration (Google Calendar / Outlook)
• Vollständiges CRM (unbegrenzt)
• Detaillierte Statistiken und Anrufauswertungen
• Prioritäts-Support

Business (249 €/Monat netto):

• Alle Pro-Leistungen
• Unbegrenzte Anrufe
• Multi-Standort-Verwaltung
• Mehrere Telefonnummern
• Externe CRM-Anbindung (Webhook/API)
• Dedizierter Ansprechpartner
• Individuelle KI-Schulung

2.2. Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang innerhalb eines Tarifs zu erweitern, ohne den Preis zu erhöhen. Einschränkungen des vereinbarten Leistungsumfangs bedürfen der Zustimmung des Kunden.

2.3. Es handelt sich um einen SaaS-Dienst. Der Kunde erhält kein Eigentum an der Software, sondern ein zeitlich befristetes, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Vertragslaufzeit.

3. Vertragsschluss

3.1. Der Vertrag kommt durch die Registrierung auf bureauflow.de und die Auswahl eines Tarifs zustande. Die Bestätigung erfolgt per E-Mail.

3.2. Zum Zeitpunkt der Registrierung muss der Kunde bestätigen, dass er als Unternehmer handelt (§ 14 BGB).

3.3. Auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden findet der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Anwendung, der Bestandteil dieses Vertrags ist.

4. Preise und Zahlung

4.1. Die aktuellen Preise finden Sie auf unserer Preisseite. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 % MwSt.).

4.2. Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus über unseren Zahlungsdienstleister Stripe. Die Zahlung ist per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift möglich.

4.3. Rechnungen werden automatisch erstellt und dem Kunden per E-Mail zugestellt. Alle Rechnungen enthalten die nach § 14 UStG erforderlichen Pflichtangaben.

4.4. Zahlungsverzug: Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz zu berechnen (§ 288 Abs. 2 BGB). Das Recht, einen höheren Verzugsschaden nachzuweisen, bleibt vorbehalten. Bei einem Zahlungsrückstand von mehr als 14 Tagen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum Service bis zur vollständigen Zahlung zu sperren.

4.5. Preisanpassungen: Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zum nächsten Abrechnungszeitraum anzupassen. Der Kunde wird per E-Mail informiert. Ist der Kunde mit der Preisanpassung nicht einverstanden, steht ihm ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung zu.

5. Verfügbarkeit und Service Level

5.1. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des KI-Telefonassistenten von 99 % pro Kalendermonat an (Verfügbarkeitsziel).

5.2. Geplante Wartungsarbeiten werden mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 48 Stunden per E-Mail angekündigt. Wartungszeiträume (regelmäßig zwischen 02:00 und 06:00 Uhr MEZ) werden bei der Berechnung der Verfügbarkeit nicht berücksichtigt.

5.3. Nicht vom Verfügbarkeitsziel umfasst sind Ausfälle durch:

• Höhere Gewalt (siehe § 12)
• Störungen im Netz des Kunden oder seines Telekommunikationsanbieters
• Vom Kunden verursachte Störungen
• Ausfälle von Drittanbietern, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen

5.4. Bei Unterschreitung des Verfügbarkeitsziels hat der Kunde Anspruch auf eine Gutschrift in Höhe von 5 % des monatlichen Nettoentgelts je vollem Prozentpunkt unter 99 %, maximal jedoch 100 % des monatlichen Nettoentgelts. Ansprüche müssen innerhalb von 14 Tagen nach Ende des betroffenen Monats schriftlich geltend gemacht werden.

6. Kündigung

6.1. Der Vertrag kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Eine Mindestlaufzeit besteht nicht.

6.2. Die Kündigung erfolgt über den Bereich „Abrechnung" im Dashboard oder per E-Mail an [email protected].

6.3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt (§ 314 BGB). Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:

• Wesentlicher Verletzung vertraglicher Pflichten trotz Mahnung und angemessener Nachfrist
• Insolvenzantrag oder Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen einer Partei
• Verstoß gegen Datenschutzpflichten

6.4. Nach Vertragsende: Der Kunde hat innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende die Möglichkeit, seine Daten (Kontakte, Anrufprotokolle, Statistiken) zu exportieren. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Zufriedenheitsgarantie

7.1. Wir bieten eine 7-Tage-Zufriedenheitsgarantie: Wenn Sie innerhalb von 7 Tagen nach der ersten Zahlung nicht zufrieden sind, erstatten wir Ihnen das erste Monatsabo vollständig zurück.

7.2. Die Frist beginnt mit dem Datum der ersten Abbuchung. Der Erstattungsantrag muss schriftlich per E-Mail an [email protected] erfolgen. Die Erstattung wird innerhalb von 14 Werktagen über die ursprüngliche Zahlungsmethode veranlasst.

7.3. Ab dem zweiten Abrechnungszeitraum gilt die reguläre Kündigung gemäß § 6.

8. Nutzungsrechte und -pflichten

8.1. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung des Service gemäß dem gewählten Tarif.

8.2. Der Kunde verpflichtet sich:

• Den Service nur für rechtmäßige Geschäftszwecke zu nutzen
• Keine Inhalte über den Service zu verbreiten, die rechtswidrig, belästigend oder anderweitig anstößig sind
• Seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben
• Den Anbieter unverzüglich über Sicherheitsvorfälle oder unbefugte Nutzung zu informieren

8.3. Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Anrufer darüber zu informieren, dass Anrufe durch einen KI-Assistenten entgegengenommen und verarbeitet werden.

8a. WhatsApp-Nachrichtenversand im Auftrag des Kunden

8a.1. Im Rahmen der WhatsApp-Zusammenfassungsfunktion versendet der Anbieter Nachrichten über den WhatsApp Business Account des Kunden. Hierzu verbindet der Kunde sein eigenes WhatsApp Business-Konto mit BureauFlow. Nachrichten erscheinen gegenüber Empfängern unter dem Firmennamen des Kunden.

8a.2. Beauftragung und Einwilligung: Mit der Verbindung seines WhatsApp Business-Kontos beauftragt der Kunde den Anbieter, in seinem Namen und auf sein Konto Nachrichten über die WhatsApp Business API zu versenden. Dies umfasst insbesondere:

• Anrufzusammenfassungen nach Telefonaten
• Terminbestätigungen und -erinnerungen
• Automatische Antworten auf eingehende WhatsApp-Nachrichten

8a.3. Verantwortlichkeit: Der Kunde bleibt inhaltlich und rechtlich verantwortlich für die über seinen WhatsApp Business Account versendeten Nachrichten. Der Anbieter stellt lediglich die technische Infrastruktur für den Versand bereit.

8a.4. Nachrichtenvorlagen: Der Anbieter erstellt und verwaltet Nachrichtenvorlagen (WhatsApp Message Templates) im Namen des Kunden. Diese Vorlagen unterliegen der Genehmigung durch Meta Platforms, Inc. (Betreiber von WhatsApp). Der Anbieter garantiert nicht die Genehmigung einzelner Vorlagen.

8a.5. Kosten: Die von Meta und ggf. weiteren Drittanbietern erhobenen Gebühren für den WhatsApp-Nachrichtenversand (Conversations-Gebühren) sind im jeweiligen Tarif des Kunden enthalten. Eine gesonderte Abrechnung erfolgt nur bei Überschreitung der im Tarif enthaltenen Kontingente.

8a.6. Trennung: Der Kunde kann die WhatsApp-Verbindung jederzeit in den Dashboard-Einstellungen trennen. Die Zugangsdaten (Access Tokens) werden bei Trennung unwiderruflich gelöscht.

8a.7. Nutzungsbedingungen Dritter: Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, die Nutzungsbedingungen von WhatsApp Business und die Handelsrichtlinie von Meta einzuhalten. Ein Verstoß kann zur Sperrung des WhatsApp Business-Kontos durch Meta führen, wofür der Anbieter nicht haftet.

9. Vertraulichkeit

9.1. Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertrags erlangten vertraulichen Informationen der anderen Partei geheim zu halten und nur für Zwecke dieses Vertrags zu verwenden.

9.2. Diese Pflicht gilt nicht für Informationen, die (a) öffentlich bekannt sind, (b) dem Empfänger bereits bekannt waren, (c) von Dritten rechtmäßig erlangt wurden, oder (d) aufgrund gesetzlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.

9.3. Die Geheimhaltungspflicht besteht für die Dauer des Vertrags und zwei Jahre nach dessen Beendigung fort.

10. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

10.1. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

10.2. Soweit der Anbieter im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieses Vertrags ist.

10.3. Der Anbieter verwendet die Daten des Kunden und seiner Anrufer nicht zu eigenen Zwecken, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen.

11. Haftung

11.1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.

11.2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden beschränkt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

11.3. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

11.4. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz und für zugesicherte Eigenschaften bleibt unberührt.

11.5. Die Gesamthaftung des Anbieters pro Kalenderjahr (mit Ausnahme der Fälle aus § 11.1) ist auf die Höhe der vom Kunden in den letzten 12 Monaten gezahlten Vergütung begrenzt.

11.6. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur, soweit der Kunde seine Daten in angemessenen Zeitabständen gesichert hat und die Daten aus vorhandenen Sicherungskopien mit vertretbarem Aufwand wiederhergestellt werden können.

12. Höhere Gewalt

12.1. Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verzögerte Erfüllung ihrer Pflichten, soweit dies auf Umstände zurückzuführen ist, die außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegen (höhere Gewalt), insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terrorismus, Streik, behördliche Anordnungen, Ausfälle öffentlicher Telekommunikationsnetze oder Stromversorgung.

12.2. Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich über den Eintritt und die voraussichtliche Dauer des Ereignisses höherer Gewalt.

13. Widerrufsrecht

13.1. Da sich unser Angebot ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB richtet, besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht.

13.2. Sollte ein Kunde ausnahmsweise als Verbraucher im Sinne des § 13 BGB gelten, weisen wir vorsorglich auf das folgende Widerrufsrecht hin:

Widerrufsbelehrung

Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (Bureao Flow GmbH, Trimmelter Weg 1 a, 54295 Trier, E-Mail: [email protected]) mittels einer eindeutigen Erklärung (z. B. ein mit der Post versandter Brief oder E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren.

Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.

Folgen des Widerrufs

Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist.

Vorzeitiges Erlöschen des Widerrufsrechts bei digitalen Inhalten

Das Widerrufsrecht erlischt vorzeitig, wenn wir mit der Ausführung des Vertrags begonnen haben, nachdem Sie ausdrücklich zugestimmt haben, dass wir mit der Ausführung des Vertrags vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnen, und Sie Ihre Kenntnis davon bestätigt haben, dass Sie durch Ihre Zustimmung mit Beginn der Ausführung des Vertrags Ihr Widerrufsrecht verlieren (§ 356 Abs. 5 BGB).

Hinweis zu Abonnements: Das vorzeitige Erlöschen des Widerrufsrechts bezieht sich auf den laufenden Abrechnungszeitraum. Die ordentliche Kündigung des Abonnements gemäß § 6 dieser AGB bleibt hiervon unberührt.

14. Schlussbestimmungen

14.1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

14.2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, Trier.

14.3. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

14.4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

14.5. Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters an Dritte übertragen.

Stand: Februar 2026