Anrufe im Dashboard verstehen

Anrufe im Dashboard verstehen

Das BureauFlow-Dashboard zeigt Ihnen alle eingegangenen Anrufe auf einen Blick — mit Zusammenfassungen, Stimmungsanalysen und allen wichtigen Details. In dieser Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie die Anrufübersicht lesen, was die Farben bedeuten und wie Sie Ihre Daten exportieren.

Die Anrufübersicht

Nach dem Login sehen Sie auf der Startseite Ihre Anrufliste. Jeder Eintrag zeigt:

• Datum und Uhrzeit des Anrufs
• Telefonnummer des Anrufers (wenn verfügbar)
• Name des Anrufers (wenn im Gespräch genannt)
• Zusammenfassung des Anliegens in 1-2 Sätzen
• Stimmungsindikator (farbiger Punkt)
• Dringlichkeitsstufe (Normal, Wichtig, Dringend)

Anrufzusammenfassungen lesen

BureauFlow erstellt nach jedem Gespräch automatisch eine Zusammenfassung. Diese enthält die wichtigsten Informationen auf einen Blick, ohne dass Sie das gesamte Gespräch nachhören müssen.

Die Kurzfassung

In der Anrufübersicht sehen Sie eine kompakte Zusammenfassung in ein bis zwei Sätzen. Zum Beispiel:

"Frau Meier, Rosenstraße 12, benötigt einen Termin für eine Heizungswartung. Bevorzugt nächste Woche Dienstag oder Mittwoch vormittags."

Die Detailansicht

Klicken Sie auf einen Anruf, um die vollständige Zusammenfassung zu sehen. Hier finden Sie:

• Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, Adresse (wenn genannt)
• Anliegen: Detaillierte Beschreibung, was der Anrufer wollte
• Vereinbarungen: Was BureauFlow dem Anrufer zugesagt hat (z.B. Rückruf)
• Zusatzinfos: Besondere Hinweise, die im Gespräch erwähnt wurden
• Gesprächsdauer: Wie lange der Anruf gedauert hat

Transkription

Unter der Zusammenfassung finden Sie die vollständige Transkription des Gesprächs. So können Sie bei Bedarf genau nachlesen, was gesagt wurde. Die Transkription ist nach Sprecher aufgeteilt (Anrufer / Assistent).

Sentiment-Farben erklärt

Der farbige Punkt neben jedem Anruf zeigt die Stimmung des Anrufers an. BureauFlow analysiert den Tonfall und die Wortwahl während des Gesprächs.

Wozu ist das nützlich?

Die Sentiment-Analyse hilft Ihnen, Ihre Rückrufe zu priorisieren:

• Rote und orangefarbene Anrufe zuerst: Diese Kunden brauchen besondere Aufmerksamkeit. Ein freundlicher, verständnisvoller Rückruf kann die Situation oft entschärfen.
• Grüne Anrufe: Hier ist kein Zeitdruck. Diese Kunden sind zufrieden und warten geduldig auf Ihren Rückruf.

Anrufe filtern und suchen

Nach Datum filtern

Nutzen Sie den Datumsfilter oben rechts, um Anrufe aus einem bestimmten Zeitraum anzuzeigen — zum Beispiel nur die letzte Woche oder den letzten Monat.

Nach Dringlichkeit filtern

Klicken Sie auf die Tabs Alle, Normal, Wichtig oder Dringend, um nur Anrufe einer bestimmten Dringlichkeitsstufe zu sehen.

Volltextsuche

Über das Suchfeld können Sie nach Namen, Telefonnummern oder Stichwörtern in den Zusammenfassungen suchen. Zum Beispiel "Heizungswartung" oder "Rosenstraße".

Anrufe als CSV exportieren

Sie möchten Ihre Anrufdaten in Excel oder einem anderen Programm weiterverarbeiten? So exportieren Sie Ihre Anrufe:

Schritt 1: Zeitraum wählen

Stellen Sie den Datumsfilter auf den gewünschten Zeitraum ein. Nur die angezeigten Anrufe werden exportiert.

Schritt 2: Export starten

Klicken Sie oben rechts auf das Export-Symbol (Pfeil nach unten) oder auf Exportieren > CSV.

Schritt 3: Datei herunterladen

Die CSV-Datei wird automatisch heruntergeladen. Sie enthält folgende Spalten:

• Datum und Uhrzeit
• Telefonnummer des Anrufers
• Name des Anrufers
• Zusammenfassung des Anliegens
• Sentiment (Positiv / Neutral / Negativ)
• Dringlichkeit (Normal / Wichtig / Dringend)
• Gesprächsdauer in Sekunden

In Excel öffnen

Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei in Excel. Falls Umlaute nicht korrekt angezeigt werden, gehen Sie in Excel auf Daten > Aus Text/CSV und wählen Sie die Codierung UTF-8.

Benachrichtigungen einstellen

Sie müssen nicht ständig ins Dashboard schauen. Unter Einstellungen > Benachrichtigungen können Sie festlegen, wie Sie über neue Anrufe informiert werden:

• Push-Benachrichtigungen: Sofort auf dem Smartphone
• E-Mail-Zusammenfassung: Tägliche oder wöchentliche Übersicht aller Anrufe
• SMS: Nur für dringende Anrufe (empfohlen)

Tipps für den Alltag

1. Morgens Dashboard prüfen: Schauen Sie morgens kurz rein und rufen Sie die wichtigsten Kunden zuerst zurück
2. Rote Anrufe sofort bearbeiten: Verärgerte Kunden warten nicht gerne
3. Regelmäßig exportieren: Exportieren Sie monatlich Ihre Anrufe, um einen Überblick über Ihr Anrufvolumen zu behalten
4. Zusammenfassungen nutzen: Sie müssen nicht jedes Transkript lesen — die Zusammenfassung reicht in 90% der Fälle

Noch Fragen?

Melden Sie sich bei uns im Dashboard unter Einstellungen > Support oder schreiben Sie an support@bureauflow.de. Schauen Sie sich auch unsere anderen Hilfe-Artikel an, zum Beispiel zur Notfallerkennung oder zur Kalenderverbindung.