Wie erkennt BureauFlow Notfälle?

Wie erkennt BureauFlow Notfälle?

Als Handwerker wissen Sie: Manche Anrufe können nicht warten. Ein Wasserrohrbruch, ein Heizungsausfall im Winter oder Gasgeruch — das sind Situationen, in denen jede Minute zählt. BureauFlow erkennt solche Notfälle automatisch und stellt sicher, dass Sie sofort informiert werden.

So funktioniert die Notfallerkennung

BureauFlow analysiert jedes Gespräch in Echtzeit auf zwei Ebenen:

1. Schlüsselwort-Erkennung

Der Assistent reagiert auf bestimmte Wörter und Phrasen, die auf einen Notfall hindeuten. Dazu gehören unter anderem:

Wasser-Notfälle:

• Wasserrohrbruch, Rohrbruch, Wasserschaden
• "Es tropft von der Decke"
• "Wasser steht in der Wohnung"
• Überschwemmung, Wasserleitungsbruch

Heizungs-Notfälle:

• Heizungsausfall, Heizung defekt, keine Heizung
• "Heizung geht nicht", "Heizung kalt"
• Frostgefahr, Rohr eingefroren

Gas-Notfälle:

• Gasgeruch, Gasleck, Gasaustritt
• "Es riecht nach Gas"
• Gasleitung beschädigt

Elektro-Notfälle:

• Stromausfall, Kurzschluss, Kabelbrand
• "Sicherung fliegt immer raus"
• Brandgeruch, Funkenflug, Schmorbrand

Allgemeine Dringlichkeit:

• Notfall, Notdienst, dringend, sofort
• "Es ist gefährlich"
• "Brauche sofort Hilfe"

2. Kontextanalyse

Neben einzelnen Schlüsselwörtern analysiert BureauFlow auch den Gesamtkontext des Gesprächs. Der Assistent erkennt, ob eine Situation wirklich dringend ist oder ob jemand nur allgemein nach einem Service fragt.

Beispiel — kein Notfall: "Ich hätte gerne einen Termin für eine Heizungswartung. Ist nicht dringend, irgendwann nächste Woche."

Beispiel — Notfall erkannt: "Unsere Heizung ist ausgefallen und es sind minus 5 Grad draußen. Wir haben kleine Kinder im Haus."

Was passiert, wenn ein Notfall erkannt wird?

Sobald BureauFlow einen Notfall erkennt, wird ein mehrstufiges Protokoll ausgelöst:

Stufe 1: Sofortige Benachrichtigung

Sie erhalten innerhalb von Sekunden eine Push-Benachrichtigung auf Ihr Smartphone und eine SMS mit den wichtigsten Informationen:

• Name und Telefonnummer des Anrufers
• Art des Notfalls (z.B. "Wasserrohrbruch")
• Kurzfassung des Anliegens

Stufe 2: Anrufer beruhigen und informieren

BureauFlow teilt dem Anrufer mit, dass sein Anliegen als dringend erkannt wurde und dass Sie umgehend informiert werden. Der Assistent fragt nach der Adresse und weiteren Details, damit Sie sofort alle Informationen haben.

Stufe 3: Markierung im Dashboard

Der Anruf wird im Dashboard rot markiert und erscheint ganz oben in Ihrer Anrufliste mit dem Label Dringend. So sehen Sie auf einen Blick, welche Anrufe sofortige Aufmerksamkeit brauchen.

Sonderfall: Gasgeruch — Sicherheitsprotokoll

Bei Gasgeruch oder einem vermuteten Gasleck folgt BureauFlow einem speziellen Sicherheitsprotokoll:

1. Sofortige Warnung an den Anrufer: "Wenn Sie Gasgeruch bemerken, verlassen Sie bitte sofort das Gebäude. Öffnen Sie keine Fenster und betätigen Sie keine Lichtschalter."
2. Hinweis auf den Gasnotruf: "Rufen Sie bitte sofort den Gasnotruf an unter 0800 11 22 244 oder die Feuerwehr unter 112."
3. Benachrichtigung an Sie: Sie werden trotzdem sofort per SMS und Push benachrichtigt
4. Dokumentation: Der gesamte Vorgang wird im Dashboard protokolliert

Dieses Protokoll schützt den Anrufer, auch wenn Sie nicht sofort zurückrufen können. Sicherheit hat immer Vorrang.

Dringlichkeitsstufen im Überblick

BureauFlow unterscheidet drei Stufen:

Notfallerkennung anpassen

Sie können die Notfallerkennung im Dashboard unter Einstellungen > Assistent > Notfall-Keywords anpassen:

• Eigene Keywords hinzufügen: Fügen Sie branchenspezifische Begriffe hinzu, die der Assistent als dringend einstufen soll
• Benachrichtigungskanäle wählen: Legen Sie fest, ob Sie per Push, SMS oder beidem benachrichtigt werden möchten
• Notfall-Telefonnummer: Hinterlegen Sie eine separate Nummer, auf die dringende Anrufe direkt durchgestellt werden

Häufige Fragen

Kann BureauFlow einen Notfall übersehen?

Die Erkennung ist sehr zuverlässig, aber nicht perfekt. Wenn ein Anrufer seinen Notfall sehr vage beschreibt, kann es sein, dass die automatische Einstufung nicht greift. Deshalb empfehlen wir, Ihre Anrufe regelmäßig im Dashboard zu prüfen.

Werden Fehlalarme vermieden?

Ja. BureauFlow analysiert den Kontext, nicht nur einzelne Wörter. Ein Anruf wie "Ich brauche eine neue Heizung, meine ist 20 Jahre alt" wird nicht als Notfall eingestuft, obwohl das Wort "Heizung" vorkommt.

Was passiert nachts?

Die Notfallerkennung funktioniert rund um die Uhr. Sie erhalten auch nachts SMS-Benachrichtigungen bei erkannten Notfällen. Wenn Sie das nicht möchten, können Sie die SMS-Benachrichtigung im Dashboard auf bestimmte Uhrzeiten beschränken.

Noch Fragen?

Melden Sie sich bei uns im Dashboard unter Einstellungen > Support oder schreiben Sie an support@bureauflow.de.