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Bürokraft, externes Sekretariat oder KI-Telefonassistent? Wir vergleichen Kosten, Verfügbarkeit und Funktionen — mit konkreten Zahlen für Handwerksbetriebe.
Ihr Telefon klingelt, Sie stehen auf der Baustelle, niemand nimmt ab. Das Problem kennen Sie. Die Frage ist: Wie lösen Sie es?
Die drei realistischen Optionen für Handwerksbetriebe sind:
Jede Lösung hat Stärken und Schwächen. Wir vergleichen sie ehrlich — mit konkreten Zahlen.
Eine Bürokraft in Teilzeit (20 Stunden/Woche) kostet einen Handwerksbetrieb:
| Posten | Monatliche Kosten |
|---|---|
| Brutto-Gehalt | 1.400–1.800 Euro |
| Arbeitgeber-Sozialabgaben (~21 %) | 295–380 Euro |
| Arbeitsplatz (Schreibtisch, Telefon, Software) |
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| 100–200 Euro |
| Gesamt | 1.800–2.400 Euro/Monat |
Vollzeit (40 Stunden) verdoppelt die Kosten auf 3.500 bis 4.500 Euro pro Monat. Dazu kommen Urlaubsvertretung, Krankheitstage und Einarbeitung. Die Bürokraft ist nur zu festen Zeiten verfügbar — abends, am Wochenende und im Urlaub klingelt das Telefon ins Leere.
Externe Telefonservices berechnen eine monatliche Grundgebühr plus Minutenpreise:
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Grundgebühr | 50–150 Euro/Monat |
| Minutenpreis | 0,80–1,50 Euro/Minute |
| 50 Anrufe x 3 Min. = 150 Minuten | 120–225 Euro |
| Gesamt bei 50 Anrufen | 170–375 Euro/Monat |
Das klingt günstiger, hat aber Haken: Die Mitarbeiter am Telefon wechseln, kennen Ihr Handwerk nicht und können keine Termine in Ihren Kalender buchen. Sie nehmen Nachrichten auf — mehr nicht. Fachvokabular wie Kurzschluss, FI-Schalter oder Rohrbruch wird oft falsch eingeordnet.
| Plan | Monatliche Kosten | Anrufe inkl. |
|---|---|---|
| Kostenlos | 0 Euro | 15 Anrufe |
| Starter | 59 Euro | 50 Anrufe |
| Pro | 129 Euro | 200 Anrufe |
| Business | 249 Euro | Unbegrenzt |
Keine versteckten Kosten. Keine Minutenpreise. Keine Sozialabgaben. Und die KI ist 24 Stunden am Tag verfügbar — auch um 22 Uhr, am Wochenende und an Feiertagen.
| Funktion | Bürokraft | Ext. Sekretariat | KI (BureauFlow) |
|---|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Mo–Fr, 8–16 Uhr | Geschäftszeiten | 24/7/365 |
| Handwerker-Fachvokabular | Wenn eingearbeitet | Nein | Ja, alle Gewerke |
| Automatische Terminbuchung | Manuell | Nein | Ja, direkt im Kalender |
| Notfall-Erkennung | Wenn geschult | Nein | Automatisch |
| Anruf-Zusammenfassung per E-Mail | Manuell | Teilweise | Automatisch nach jedem Anruf |
| Skalierbar bei Anrufspitzen | Nein (1 Person) | Begrenzt | Unbegrenzt |
| Urlaub / Krankheit | Ausfall | Kein Ausfall | Kein Ausfall |
| Kosten pro Monat | 1.800–4.500 Euro | 170–375 Euro | 59–249 Euro |
Viele Betriebe, die bereits eine Bürokraft haben, nutzen BureauFlow ergänzend: Die KI übernimmt abends, am Wochenende und bei Krankheit. So ist der Betrieb immer erreichbar, ohne dass die Bürokraft Überstunden machen muss.
Für Betriebe ohne Bürokraft ersetzt die KI den teuersten Teil der Arbeit — die reine Telefonannahme — und spart dabei über 90 Prozent der Kosten.
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Demo-Nummer: 0158 8865 8328 — 24/7 erreichbar, kostenlos.
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